En strategisk utviklingsprosess the Genuine Contact way

05.04.2021

Av Ann-Heidi Paulsen Orvik og Mariëlle Cuijpers.

Genuine Contact Organization. 

Jeg er del av en global medlemsorganisasjon for ledere, prosessledere og endringsagenter i Genuine Contact Organization. Genuine Contact Organization (GCO) er et internasjonalt nettverksorganisasjon med medlemmer fra alle kontinenter og et generalsekretariat i Canada. I 2020 feiret vi vårt 20 års jubileum. 

Det er aktive lokale nettverk i mange forskjellige land, som Nederland, India, Tyskland, Spania, Norge og Sverige i tillegg til digitale nettverks- og utviklingstilbud. Våre medlemmer er uavhengige fagpersoner som driver med endringsledelse. Noen jobber uavhengig som konsulent, coach, tilrettelegger og trener, andre jobber i organisasjoner som direktør, veileder eller leder. 

Alle medlemmer føler seg hjemme med den helhetlige Genuine Contact-måten å jobbe på, der vi arbeider gjennom innsikten om at endring ikke kan håndteres, men du kan lære å navigere gjennom den.

Hvordan skaper du en bærekraftig strategi?

Etter å ha arbeidet i det offentlige og for interesseorganisasjoner i hele mitt voksne liv, er det første gang jeg har opplevd at en ambisiøs strategisk plan innen tidsfrist er fullført, der alle mål er nådd i tråd med visjonen. Hvor mange planer utvikles ikke for å ende opp i en skuff, eller realiseres i former som beslutningstakerne ikke kjenner igjen som ønskelige? Det er ikke uten grunn at en i samfunnsfagene finner begrepet bakkebyråkrater (Michael Lipsky, 1980) med tilhørende forskning på hvordan strategier endres fra politisk beslutningsnivå til utførende tjenester på måter som skaper manglende tillit til styring av samfunnets ressurser og aktører.

I Genuine Contact utformes strategier i mobiliserende "bottum up" prosesser basert på interessefellesskapets faktiske behov, ønsker og ambisjoner. All styring er basert på strategisk orientert ledelse fra medlemmer og organisasjonens lederskap, i prosesser som bygger gode relasjoner og sikrer gode og bærekraftige resulater. Dette kaller vi den Genuine Contact way of working. 

For en boost det er å oppleve at en organisasjon trenger ny strategi fordi den har realisert og overgådd drømmene en kollektivt bar, og trenger nye for veien videre sammen.

Utfordringen

Genuine Contact organisasjonen har vokst og utviklet seg voldsomt i de siste årene, og er nå på alle måter en strategiorientert organisasjon med interessante aktiviteter for medlemmene.  I 2020 gjennomførte vi en strategisk fornyelsesprosess fordi den strategiske 10-årsplanen utformet i 2012 allerede var fullført på alle punkter! For å få innspill til en ny strategi la jeg til rette for samskapende online-møter for medlemmene i dette internasjonale nettverket av endringseksperter. 

Organisasjonsstyret - den gang bestående av: Doris Gottlieb, Elisabeth Tepper Kofod og Ad van Roosmalen - ba direktør Rachel Bolton sommeren 2020 om å utvikle en fornyet strategisk plan prosess. Jeg svarte på en forespørsel om å bli med i prosjektgruppen som skulle designe og fasilitere planprosessen, samt sy sammen en ny plan og få denne besluttet. Vi dannet til slutt en direktørledet prosjektgruppe 'Strategic Refresh' (SPRT) med fire personer:

Som oppgave fikk vi:

"Utvikle en fornyet strategisk plan via elektronisk kommunikasjon og møter innen fire måneder med temaer som medlemmene anser som viktige, og som vil gi organisasjonen retning de neste fem årene - 2021 til 2025."

Metoden

Vi tok i betraktning at denne prosessen krever ferdigheter for alle involverte til å håndtere endring og skapte læringsmuligheter for den. Vi brukte prinsipper forankret i Genuine Contact-måten å jobbe på:

  • Gå sakte for å gå fort
  • Sikre lederskap ved hvert trinn og på hvert møte
  • Involver en mangfoldig gruppe mennesker ved hvert trinn som bidrar med sin visdom, kunnskap og erfaring
  • Tilbyr muligheter for å delta gjennom hele prosessen og på forskjellige måter

Vi bruker deltakende arbeidsmetoder gjennom hele online prosessen. Vi tok hensyn til de forskjellige læringsstilene til mennesker, og vi inviterte derfor i alle økter alle til å være til stede med hele mennesket, ikke bare med hodet. Følelser, kroppen og sinnet er også velkomne og mobiliseres gjennom metodene vi bruker. Dette er i tråd med nyere forskning innen nevrovitenskap og læring. Hele mennesket må aktivieres for å få til reell endring. I Genuine Contact-programmet kalles denne metoden for tilrettelegging: Whole Person Process Facilitation (WPPF).

Som prosjektgruppe fulgte vi "Seks prosess trinn for bærekraftig utvikling", se også bildet nedenfor:

  1. Utforskning (forståelse)
  2. Forberedhet
  3. Engasjement
  4. Konstruksjon
  5. Implementering
  6. Overvåking og justering.


Karakteristisk for arbeidsmåten var viktigheten av god forberedelse og kontinuerlig involvering av alle interessenter før vi startet byggingen av planen (trinn fire). Ledelsen i organisasjonen forberedte prosessen, inkludert dannelsen av prosjektgruppen. Teamet informerte alle om formålet med endringen, skapte felles muligheter for refleksjon og undersøkte hvilke temaer det var støtte og mening å jobbe med i fremtiden (de tre første trinnene). For å samle inn denne informasjonen og sette i gang bevegelse holdt vi møter, samt en digital undersøkelse.

Vi organiserte og la til rette for følgende deltakelsesmøter:

  • Orientering : Deltakerne snakker ut om perspektivet de ser på "strategisk innovasjon". De får også en forklaring og muligheten til å stille spørsmål om hele endringsprosessen.
  • Skanning av helse og balanse i organisasjonen: Steg for steg indikerer hver deltaker i hvilken grad organisasjonen tilbyr et livsnærende miljø eller hvor organisasjonen er i ubalanse.
  • Historiefortelling : Deltakere er invitert til å dele sine historier om - i dette tilfellet - å jobbe med Genuine Contact og hvordan det er å være en del av organisasjonen. Disse historiene bidrar til strukturen i en organisasjon og bygger et kollektivt minne om organisasjonen.
  • Muligheter og muligheter for fremtiden : Under disse Open Space Technology (OST) møtene setter deltakerne sin egen agenda med muligheter og muligheter som de anser som viktige for organisasjonen og som de selv føler lidenskap for. Deretter deltar de i diskusjoner om fremtidige muligheter for organisasjonen.
  • Konstruksjon av planen: Etter at vi som prosjektgruppe analyserte og indikerte resultatene av alle møtene og den skriftlige undersøkelsen, tegnet vi planen for det fornyede strategiske kurset under teammøter. Alle medlemmene i organisasjonen kunne delta i denne byggefasen. Noen medlemmer benyttet seg av dette, og de hadde med seg nye perspektiver. Dette hjalp oss som prosjektgruppe med å finjustere planer og finne de rette ordene, tonen og designet.
  • Konseptplanpresentasjon: Medlemmene fikk informasjon om konseptplanen, var i stand til å stille spørsmål og komme med flere forslag.
  • Beslutningsmøte: Styret i organisasjonen presenterte planen og ba om godkjenning. Dette ble gjort via Five to Fold Decision Making- metoden: Steg for steg blir beslutningstaking rundt et forslag etablert. De involverte får muligheten til å reise spørsmål og tvil og gjøre synspunktet klart før avstemningen.

Nettmøtene var godt besøkt og deltakerne indikerte at de fikk mye positiv energi fra dem. Vi produserte klare rapporter om hvert møte og distribuerte dem til alle medlemmene.

I tillegg til å delta i de generelle oppgavene til prosjektgruppen, var jeg del av alle prosjektgrupper og i alle møter underveis i prosessen, samt fasiliterte WPPF-møtet om "Scan of the health and balance of the organisation", historiefortellingen og OST-møtet "Muligheter for fremtiden". Les gjerne referansen fra direktør Rachel Bolton og andre kunder.  

Resultatet

Tidlig i 2021 godkjente styret for International Genuine Contact Organization en dristig og ambisiøs fornyet strategisk plan. Mer enn 40 personer bidro til planen. De representerte en bred og variert gruppe medlemmer fra hele verden. Planen gir et tydelig fokus uten å være en tvangstrøye. Medlemmene indikerte på beslutningsmøtet at de anerkjenner de valgte strategiske temaene som 'deres' temaer, og at de er motivert til å delta i implementeringen.

Speilbilde

Det var en spennende oppgave å jobbe med denne komplekse oppgaven på så kort tid - i et nytt team, med forskjellige nasjonaliteter og ulik faglig bakgrunn. Og med bare online kontaktalternativer.

Som prosjektgruppe tok vi oss nok tid i starten til å bli enige om et felles bilde av oppgaven og arbeidsmåten. Dette langsomme starten gjorde at vi deretter energisk delte alle oppgavene og var i stand til å organisere møter og arbeide selvstendig, og dra i samme retning. Noen ganger oppstod det misforståelser eller meningsforskjeller. Takket være vår arbeidsmetode klarte vi å takle dette åpent, gjennom dialog. Jeg har opplevd det som en spesielt effektiv og fremfor alt hyggelig måte å samarbeide på.

De forberedende møtene med medlemmene genererte mye støtte for endring og gode ideer for den endelige konstruksjonen av planen. Planen er i tråd med hva som motiverer medlemmene og hva de anser som viktig for fremtiden. Møtets åpne og medvirkende natur ga også medlemmene muligheten til å bli bedre kjent og komme med forslag sammen.

Styret for Genuine Contact Organization bemerket at den strategiske planen gir et kurs som faktisk støtter det som lever i organisasjonen. Implementeringen av aktivitetene i den nye strategiske planen kom allerede i gang under utviklingsprosessen. Mennesker som er aktive i organisasjonen og deltok på møtene visste hva medlemmene ønsket og tok allerede hensyn til det. Møtene bidro også til mer klarhet og kunnskap om hva organisasjonen har å tilby for medlemmene.

Hva jeg gjør

Jeg kobler mennesker, muligheter og ressurser i bærekraftige endringsprosesser for mennesker og organisasjoner som konsulent, coach og prosessleder. Mine arbeidsmetoder er Genuine Contact metodikk, i prosesser som utvikler strategisk orienterte mennesker og organisasjoner som når sine kollektive mål sammen, gjennom å skape gode relasjoner og bærekraftige resultater. Du får del i min brede erfaring som offentlig toppleder, tillitsvalgt og kommunepolitiker, i kombinasjon med erfaring som toppledercoach, prosjekt- og prosessleder med en master i offentlig samskapende innovasjon, samfunnsplanlegging og ledelse. I større oppdrag jobber jeg sammen med erfarne fagpersoner fra nettverket mitt.

Mer informasjon

Ta kontakt med

Hvis du vil endre, utveksle ideer eller hvis du har spørsmål, kan du kontakte meg ved å sende epost til Ann-Heidi@Demokratitanken.no eller ringe +47 901 50994. 


Suksess krever handling! Kom i gang nå!